Когда предприниматель, далёкий от IT, впервые внедряет в своём бизнесе CRM систему Битрикс или переходит на неё с другой CRM, перед ним — владельцем будущей системы — обязательно возникает вопрос: покупать лицензию на «облачную» или на «коробочную» версию Битрикс24? Цель этой статьи — быстро рассмотреть, что на самом деле означают эти термины и вникнуть в главные преимущества одной и другой версии. Поняв эти базовые отличия, вы легко сможете ответить себе на вопрос о том, какая же версия вам нужна.
Эта статья подготовлена компанией Зионек. Мы внедряем CRM, разрабатываем корпоративные порталы, Интернет-магазины и сложные высоконагруженные системы.
Почему выбор между «коробкой» и «облаком» важен (и почему он непрост)
Разумеется, интеграторы и разработчики предложат вам решение, которое соответствует вашим текущим задачам, однако во многих случаях можно выбрать и то, и другое, и тогда ценно понимать, о чём же тут на самом деле речь и какие долговременные последствия у вашего решения (а такие последствия есть, и они важны). Иногда имеет смысл выбрать не то, что достаточно прямо сейчас, а то, что будет наиболее выгодно с учётом будущего развития.
Ситуацию дополнительно запутывает тот факт, что «коробочная» версия, на самом деле, не имеет никакой физической коробки, и к тому же, она вполне может быть развёрнута таким образом, что с точки зрения пользователя никак не будет отличаться от «облачной» — и та, и другая версия может быть доступна с любого устройства и из любой точки планеты, где есть Интернет. Внешне, отличить «коробочную» версию от «облачной» в этом случае невозможно. А раз так, то в чём же разница?
На сайте Битрикс24 есть несколько больших таблиц, сравнивающих эти две версии по множеству разных параметров. Однако, за всеми этими деталями перестаёт быть видна суть. Между этими версиями есть всего два фундаментальных отличия. Все остальные сотни детальных отличий в десятках сравнительных таблиц — не более чем следствие этих двух, и если вы поймёте суть, всё остальное станет неважно. Поехали!
Прежде, чем мы пойдём дальше — что такое «Битрикс» вообще?
Компания 1С-Битрикс называет свой продукт «набором решений для бизнеса», который «объединяет различные инструменты, такие как обмен сообщениями, телефонию, CRM, управление задачами и проектами в единую рабочую среду для вашего бизнеса». Это определение, хотя и верное, запутывает техническую сторону вопроса — что это физически такое, «набор решений, объединяющий инструменты в единую среду»? О чём мы вообще говорим?
На самом деле, надо осознать, что Битрикс24 — это просто-напросто компьютерная программа. Она имеет огромные возможности, прекрасно подходит для обеспечения бизнес-процессов как в небольших компаниях, так и в крупных корпорациях, но технически это просто очень большая программа для компьютера, а не что-то необъятно-магическое. И как любая другая компьютерная программа, Битрикс24 требует какого-то компьютера, на котором будет работать и где будет храниться и она сама (исполняемый код), и те данные, которые будут создаваться и модифицироваться пользователями каждый рабочий день.
Пользователи, как правило, работают с Битрикс через браузеры на своих устройствах (настольных компьютерах, ноутбуках, планшетах и телефонах). Но где работает сама программа Битрикс? Ответ на этот вопрос — это первое главное различие между облачной и коробочной версией.
Первое главное отличие: на чьём компьютере запущена ваша копия Битрикс24?
Так вот, чтобы ответить на вопрос о том, на чьём компьютере располагается и работает ваша копия Битрикс24 — компания-разработчик этой программы выбрала устоявшиеся термины «облачная версия» и «коробочная версия», которые, к сожалению, часто непонятны предпринимателям, если их работа не связана с IT. Разработчикам смысл этих терминов понятен, а вот клиентам — не всегда.
Когда мы говорим «облачная версия», это значит, что вы арендуете доступ к хостингу (т.е. к компьютеру в Интернете) с уже предустановленной стандартной версией Битрикс24. Такой хостинг на всей планете продаёт только компания 1С-Битрикс24 (разработчик самой системы), и когда вы оплачиваете вашу подписку на доступ к облачной версии — вы одновременно платите за две вещи: за использование их программы, и за хостинг, т.е. за аренду компьютера в Интернете, где эта программа установлена и где лежат ваши данные.
Когда же мы говорим «коробочная версия», это значит, что вы платите компании 1С-Битрикс24 только за использование самой программы. Компания 1С-Битрикс24 предоставляет вам для скачивания программные файлы, которые вы уже должны сами (силами вашего IT-отдела или сторонних подрядчиков) установить на какой-то подходящий компьютер и предоставить доступ туда вашим сотрудникам. Этот компьютер может физически находиться в каком-то помещении в вашей организации и быть вашей собственностью, а может быть и сервером где-то в Интернете, где вы просто арендуете место (хостинг) для вашей копии Битрикс24 и ваших данных, которые там будут создаваться и накапливаться. Битрикс24 сможет запуститься на любом современном компьютере, так что в принципе вы можете поставить коробочную версию даже на ваш личный ноутбук, если вам зачем-то это нужно (хотя, конечно, это абсолютно непрактично и вряд ли так кто-то делает).
Резюмируя. Важно понять, что “коробочная версия” — это сама программа, которую вы устанавливаете на подходящий компьютер сами, и пользуетесь по своему усмотрению. “Облачную” версию уже поставили за вас, на компьютер в Интернете, и предоставили вам туда доступ. Вот и всё.
Второе главное отличие: есть ли у вас «исходный код» программы или его у вас нет?
В IT индустрии, «исходный код» программы — это сама программа, в том первоначальном виде, в каком её написали программисты. Если вы хотите что-то в программе модифицировать, то у вас должен быть исходный код; иначе вы ограничены лишь настройками в панелях управления, а там может не оказаться того, что вам нужно изменить.
Помимо модификации исходного кода, модификации могут быть внесены установкой готовых дополнительных модулей, которые подключаются через так называемые «программные интерфейсы» (API), а также создание собственных модулей. Далее — рассмотрим детально возможности модификации той и другой версии.
Особенности «коробочной» версии с точки зрения вашего доступа к исходному коду программы и возможностям модификации
- Коробочная версия поставляется в исходном коде (и, как мы помним, работает на вашем собственном сервере или хостинге). Это означает, что вы можете нанять разработчиков и заказать им любые нужные вам изменения и расширить функциональность любым нужным вам образом, чтобы подстроить систему под нужды вашей компании. При этом, вы можете изменить абсолютно всё — от визуального дизайна до структур базы данных. Вы можете настроить обмен данными с любыми другими программами и системами, которые используете — другими словами, возможна интеграция с чем угодно. Технических препятствий нет никаких.
- Для коробочной версии имеется два маркетплейса готовых приложений (т.е. готовых модулей, которыми вы можете расширить функционал 1С-Битрикс24).
- У коробочной версии имеется два разных API (программных интерфейса) для разработки и подключения собственных модулей: так называемые REST API и Bitrix Framework
- И наконец, вы можете непосредственно модифицировать исходный код. При этом важно отметить, что любые изменения необходимо делать осознанно и в соответствии с документацией и рекомендациями 1С-Битрикс24, для того, чтобы сохранить возможность производить обновление программы новыми версиями модулей от 1С-Битрикс24.
Особенности «облачной» версии с точки зрения вашего доступа к исходному коду программы и возможностям модификации
- Облачная версия установлена на серверах компании 1С-Битрикс, и никто извне не может вносить изменения в исходный код.
- Для облачной версии доступен только один маркетплейс приложений (вместо двух, доступных для «коробки»).
- Для облачной версии доступен только один программный интерфейс, REST API (вместо двух, доступных для «коробки»).
- Таким образом, если нужные вам настройки и приложения есть, и делают всё, что вам нужно — отлично. Если там нет чего-то нужного, то единственная надежда, что это всё-таки можно реализовать в рамках возможностей REST API (и тогда вы нанимаете разработчиков и они создают для вас соответствующий модуль). Если же такая функциональность в принципе невозможна в онлайн-приложении, то вам придётся жить без неё — или переходить на коробочную версию.
Что следует из двух главных отличий облачной и коробочной версий.
Итак, фундаментальных отличий у облачной и «коробочной» версий только два: кто контролирует компьютер (сервер), на котором работает Битрикс, и может ли ваша команда вносить в Битрикс любые изменения.
- Коробочная версия: сервер контролируете вы, и вы можете вносить изменения.
- Облачная версия: сервер контролирует компания 1С-Битрикс, и вы не можете вносить изменения.
Посмотрим на несколько примеров. Что эти различия означают для реальных компаний в реальном мире?
Примеры: законодательство, доступ к базам данных, резервные копии, доступность сервиса.
- Если в вашей индустрии, законодательство требует какого-то особого способа хранения ваших данных, или хранилище должно быть в каком-то особом месте — то, чтобы выполнить эти требования, вам понадобится «коробочная» версия, которую вы установите на правильный сертифицированный сервер, расположенный в правильном месте. При необходимости, вы сможете переместить ваши данные куда-то ещё, столько раз, сколько окажется нужным. В случае «облачной» версии, вы не контролируете местонахождение ваших данных.
- Если вам необходимо, чтобы ваш портал и доступ к базам данных был физически возможен только изнутри вашей организации, то очевидно, вам нужна «коробочная» версия, установленная на вашем же сервере, т.к. «облачная» версия всегда доступна из любой точки интернета.
- Если вам необходима интеграция с информационными системами вашей организации и базами данных , которые не доступны «снаружи» вашей корпоративной сети, очевидно, что вам понадобится коробочная версия. Пример — медицинская организация, которая нуждается в интеграции медицинской информационной системы и CRM Битрикс24.
- В облачной версии, резервные копии делаются автоматически, без вашего участия; есть основания надеяться, что на серверах 1С-Битрикс24 всё сделано правильно и резервные копии будут вам доступны, если они понадобятся. В случае же «коробочной» версии, ваша команда должна обеспечить правильную настройку и организацию полноценного резервного копирования, с хранением копий как локально в компании, так и где-то на удалённых серверах (на случай пожара или иной беды, которая может разрушить вашу локальную резервную копию).
- В целом, в случае коробочной версии, на вашей команде лежит вся ответственность за то, чтобы ваша CRM система работала без перебоев, чтобы данные были надежно защищены как от попыток взлома, так и от непредвиденных аварий или стихийных бедствий, и чтобы ваш сервер был быстр и доступен. В случае облачной версии, вся эта ответственность лежит на хостинге 1С-Битрикс24.
А что по деньгам? Какая версия выгоднее?
Битрикс24 существует в нескольких разных модификациях, отличающихся доступным функционалом на разных тарифных планах (то есть, разные тарифы различаются не только разрешенным количеством пользователей, но и доступными для этих пользователей функциями), и поэтому сравнить тарифы — совсем не просто. Однако, если мы не будем учитывать ваших затрат на IT-команду, коробочная версия всегда будет выгоднее, чем облачная, хотя это и не сразу очевидно.
Цена за первый год
Для примера, попробуем посмотреть на «облачную» и «коробочную» лицензию на тарифах со 100 пользователями. На первый взгляд, коробочная оказывается значительно дороже.
- «Коробочная» версия (редакция Корпоративный портал, 100 пользователей) в первый год стоит 200 тыр.руб, и вы должны прибавить стоимость хостинга около 40тыс.руб/год (итого 240 тыс.руб)
- «Облачная» версия на тарифе Профессиональный на 100 пользователей обойдется вам в 135 тыс.руб. Экономия на облаке! Однако, давайте посмотрим, что будет дальше. Вы покупаете эту систему не на один год.
Цена за обновления
Что будет во второй и следующие годы работы? Тариф облачной версии остаётся неизменным — вы платите 100%, а вот лицензия на обновление коробочной версии обходится только в 25% от первоначальной стоимости. Это значит, что самое позднее, с третьего-четвертого года, ваша коробочная версия будет значительно дешевле, чем облачная, и при этом она имеет более широкий функционал, с возможностью любых модификаций, расширений и интеграций.
Получается так, что чем дольше вы используете Битрикс24, тем выгоднее для вас будет коробочная версия — и тем вероятнее, что вам в какой-то момент потребуются модификации, недоступные в облачной версии в принципе.
Преимущества облачной версии
С другой стороны, облачная версия не требует вашего собственного хостинга, и когда ваши подрядчики-интеграторы уже всё настроят для вас так, как вам удобно — вам уже не понадобится постоянная IT-команда для того, чтобы продолжать пользоваться вашей новой CRM-системой. Если же у вас коробочная версия, неизбежно будут возникать те или иные технические сложности или сбои на вашем сервере или у хостера, и вам будут нужны люди, чтобы эти проблемы решать.
Начальные тарифы облачной версии, с базовым функционалом и помесячной оплатой — также очевидный выбор, если у вас маленькая компания и от CRM-системы вам пока нужно совсем немного. По сути, недорогие (и ограниченные функционально) начальные тарифные планы облачной версии Битрикс24, среди которых есть даже бесплатный — это способ привлечь малый бизнес на тест-драйв. С ростом вашего бизнеса, а также с ростом понимания, как вам помогает CRM, вам неизбежно понадобится больше функционала, больше места для ваших данных, и больше пользовательских лицензий. И вы поймёте, что пора переезжать из облака на собственную коробочную версию.
Перенос данных туда-обратно: как переехать из облачной версии на коробочную (и назад)
Изначально, «сразу из коробки», коробочная версия имеет ту же структуру данных, что и облачная. По этой причине, переезд из облачной версии на коробочную хорошо документирован на сайте Битрикс и является достаточно рутинной процедурой (хотя это и непросто технически).
С другой стороны, обратный переезд — из кастомизированной коробочной версии на стандартную облачную версию — может оказаться в принципе невозможен без потери какой-то части ваших данных. Ведь если в вашей коробочной версии вы создали специализированные базы данных, у которых нет эквивалента в облачной версии — что делать с этими данными при переезде в облако? Компания 1С-Битрикс прямо говорит, что переезд из коробочной версии в облако невозможен. Однако, нет ничего невозможного. Если вы хорошо понимаете, зачем вам нужно переехать в облако, и понимаете, что вы хотите делать с данными, которые «не влезают» в стандартные базы данных облачной версии Битрикс24, то мы сможем вам помочь.
Перенос данных из других CRM в Битрикс24 (и из Битрикс24 в другие CRM)
При переезде на Битрикс24 из других CRM так же, как и других случаях внедрения Битрикс, необходимо понять — хотите ли вы использовать облачную версию Битрикс или коробочную. Дело осложняется тем, что особенности логики и отдельные виды данных, которые вы используете в других CRM, могут оказаться недоступны в Битрикс24. И если в случае переезда на коробочную версию, можно её кастомизировать и сохранить максимум накопленных вами данных, это не обязательно получится в случае переезда на облачную версию. У нас, однако, есть кейс очень быстрого переноса всех данных клиента из зарубежной CRM-системы на облачную версию Битрикс24, и при этом мы не только сохранили всё, что было у компании в её предыдущей CRM, но и сделали работу всех сотрудников компании более удобной. Переезд, который мог оказаться болезненной потерей в функциональности и продуктивности, на самом деле обернулся выигрышем и в функциональности, и в продуктивности работы команды. Если вам предстоит подобный переезд, мы с удовольствием вам поможем — у нас очень большой опыт, и мы наверняка уже делали что-то похожее.
То, о чём мы рассказали в этой статье — далеко не всё, что мы умеем делать. Обращайтесь к нам, в Зионек, с любыми вашими задачами по интеграции, автоматизации и цифровизации бизнеса. Мы специализируемся на создании сложных систем и берёмся за задачи, от которых другие отказываются.
И в то же время, мы умеем работать и с небольшими компаниями, и помогаем им расти. В отличие от некоторых других интеграторов, мы внедряем только то, что действительно полезно для бизнеса и принесёт предприятию немедленную выгоду. Вот наш сайт: https://zionec.ru/. Пишите, звоните — мы вас поймём, проконсультируем, поможем!
